Bien utiliser ChatGPT : le guide pratique pour obtenir de meilleures réponses avec la méthode CRAFT

Vous demandez à ChatGPT de rédiger un e-mail, mais le résultat est trop formel. Vous lui confiez un tableau Excel, mais son analyse manque de précision. Vous lui demandez d'expliquer un sujet technique, et il vous répond avec un vocabulaire incompréhensible. Dans bien des cas, le problème vient simplement de la manière dont la demande a été formulée.

ChatGPT peut vous accompagner dans de nombreuses tâches, à condition de lui fournir les bonnes informations. Pas besoin d'apprendre un langage informatique ou de rédiger des instructions interminables. Une méthode simple permet déjà d'améliorer sensiblement les résultats.

Dans ce guide, nous allons découvrir le fonctionnement de ChatGPT, ses principales fonctionnalités, puis apprendre à construire des demandes efficaces avec la méthode CRAFT. Nous verrons également comment améliorer les réponses par le dialogue et éviter les erreurs les plus fréquentes.

1. Prendre en main ChatGPT et comprendre ses fonctionnalités

Comment commencer avec ChatGPT ?

ChatGPT est un assistant conversationnel développé par OpenAI. Il utilise des modèles d' capables de comprendre des instructions rédigées en langage naturel et de générer des réponses adaptées au contexte.

Pour commencer, ouvrez https://chatgpt.com dans votre navigateur. Vous pouvez créer un compte ou vous connecter à un compte existant pour accéder à votre espace personnel et aux fonctionnalités associées.

L'interface repose principalement sur un espace de conversation. Vous saisissez une question ou une instruction, puis ChatGPT génère une réponse. Vous pouvez ensuite poursuivre la discussion pour demander des précisions, corriger un élément ou approfondir un sujet.

Essayons avec une première demande :

« Explique-moi ce qu'est un tableau croisé dynamique dans Excel. »

ChatGPT propose une explication. Vous pouvez alors écrire :

« Donne-moi un exemple concret avec un tableau de ventes. »

Puis :

« Maintenant, explique-moi comment créer ce tableau croisé dynamique dans Excel, étape par étape, comme si je débutais. »

Vous n'avez pas besoin de répéter systématiquement votre question initiale. ChatGPT utilise les informations présentes dans la conversation pour comprendre vos nouvelles instructions, dans les limites du contexte auquel il a accès.

Cette possibilité de dialoguer constitue l'un des principaux intérêts de l'outil. Vous n'êtes pas obligé d'obtenir une réponse parfaite dès le premier message.

ChatGPT gratuit ou payant : que choisir ?

ChatGPT propose plusieurs formules, notamment Free, Go, Plus et Pro, ainsi que des offres destinées aux entreprises et aux établissements d'enseignement.

La version gratuite permet déjà de découvrir l'assistant et de réaliser de nombreuses tâches courantes. Elle comporte toutefois des limites d'utilisation qui peuvent concerner les modèles, le nombre de messages ou certaines fonctionnalités.

Les formules payantes proposent, selon l'abonnement, des capacités et des quotas supplémentaires. Elles peuvent notamment donner davantage de possibilités pour travailler sur des fichiers, effectuer des analyses complexes ou utiliser des outils avancés.

Le choix dépend surtout de votre fréquence d'utilisation. Si vous souhaitez poser quelques questions, reformuler des textes ou découvrir l', l'accès gratuit constitue un bon point de départ.

Si vous utilisez ChatGPT quotidiennement pour travailler sur des documents, analyser des données ou préparer des projets, une offre payante peut devenir intéressante.

Les fonctionnalités et les limites évoluant régulièrement, consultez https://chatgpt.com/pricing pour connaître les conditions actuelles avant de souscrire un abonnement.

Un point mérite d'être précisé : payer ne garantit pas l'exactitude des réponses. Même avec un modèle avancé, il reste nécessaire de formuler correctement ses demandes et de vérifier les informations importantes.

Comprendre le contexte et la mémoire

ChatGPT peut utiliser les messages précédents d'une conversation pour adapter ses réponses.

Imaginons que vous lui demandiez :

« Rédige un e-mail pour inviter mon équipe à une réunion vendredi à 10 heures. »

Une fois le texte généré, vous pouvez poursuivre :

« Raccourcis le message et ajoute une demande de confirmation de présence. »

L'assistant comprend généralement que vous souhaitez modifier l'e-mail précédent.

Il faut cependant distinguer le contexte de la conversation et la mémoire éventuelle de ChatGPT.

Le contexte correspond aux informations accessibles dans l'échange en cours. La mémoire, lorsqu'elle est activée et disponible, peut permettre à ChatGPT de tenir compte de certaines informations issues d'échanges antérieurs.

Ces mécanismes ont leurs limites. Une conversation très longue peut dépasser la quantité d'informations que le modèle peut traiter simultanément. Certaines instructions anciennes risquent alors de ne plus être prises en compte.

Pour les projets importants, il est préférable de rappeler les contraintes essentielles ou de fournir un résumé des décisions déjà prises.

Importer et analyser des fichiers

Selon les fonctionnalités accessibles à votre compte, ChatGPT peut travailler avec différents types de fichiers, notamment des PDF, des documents Word, des classeurs Excel, des fichiers CSV et des images.

Pour essayer, ouvrez une conversation et utilisez le bouton d'ajout de pièce jointe situé près de la zone de saisie. Sélectionnez un document compatible, puis expliquez ce que vous souhaitez en faire.

Avec un rapport PDF, vous pouvez demander :

« Résume ce document en dix points maximum. Identifie les chiffres importants et indique les pages correspondantes lorsque c'est possible. »

Avec un fichier Excel :

« Analyse les ventes par produit, calcule le chiffre d'affaires total et identifie les trois produits les plus performants. Présente les résultats dans un tableau. »

Avec une capture d'écran :

« Explique le message d'erreur visible sur cette image et propose une procédure de résolution adaptée à un débutant. »

La qualité du résultat dépend notamment de la structure du fichier et des capacités d'analyse disponibles. Un PDF numérisé, des tableaux complexes ou des cellules mal formatées peuvent provoquer des erreurs.

Évitez également d'importer des documents confidentiels sans avoir vérifié les paramètres de confidentialité et les règles applicables à votre organisation.

2. La méthode CRAFT pour rédiger des prompts efficaces

Une demande adressée à ChatGPT est généralement appelée un . Il peut s'agir d'une question de quelques mots ou d'une instruction détaillée accompagnée de données et de contraintes.

Pour améliorer vos prompts, nous allons utiliser une grille pédagogique appelée CRAFT.

Elle repose sur cinq éléments : Contexte, Résultat attendu, Action, Format, Ton et contraintes.

Cette version de CRAFT est une méthode pratique de structuration des demandes, pas une commande officielle de ChatGPT. Il n'est pas nécessaire d'utiliser les cinq rubriques à chaque question.

C - Contexte : expliquer la situation

Le contexte permet à ChatGPT de comprendre pourquoi vous effectuez une demande et à qui le résultat est destiné.

Prenons une instruction très simple :

« Rédige un e-mail de relance. »

ChatGPT peut proposer un texte, mais il ignore qui vous souhaitez relancer, pour quelle raison et dans quelles circonstances.

Ajoutons du contexte :

« Je suis responsable commercial dans une PME. J'ai envoyé un devis à un client il y a dix jours et je n'ai reçu aucune réponse. »

Cette précision permet d'adapter le contenu à une situation professionnelle concrète.

Le contexte peut également mentionner votre niveau de connaissance, le public cible, les outils utilisés ou les informations déjà disponibles.

R - Résultat attendu : définir l'objectif

Le résultat attendu correspond à ce que vous souhaitez obtenir à la fin de la tâche.

Dans notre exemple :

« Je souhaite obtenir une réponse du client concernant le devis, sans donner l'impression de lui mettre la pression. »

Cette précision est différente de l'action demandée. Elle indique ce qui doit être considéré comme un résultat satisfaisant.

Pour une analyse de ventes, le résultat attendu pourrait être d'identifier les produits les plus rentables. Pour un tutoriel, il pourrait s'agir de permettre à un débutant de reproduire une manipulation sans assistance.

Définir l'objectif évite de recevoir une réponse intéressante, mais qui ne résout pas réellement votre problème.

A - Action : préciser le travail à effectuer

L'action décrit concrètement ce que ChatGPT doit réaliser.

Utilisez des verbes explicites comme rédige, analyse, compare, explique, résume, corrige ou transforme.

Dans notre exemple :

« Rédige un e-mail de relance demandant au client s'il a pu examiner notre proposition et s'il souhaite obtenir des précisions. »

Cette instruction décrit une tâche précise, sans laisser l'assistant deviner ce qu'il doit produire.

Lorsque la tâche comporte plusieurs opérations, vous pouvez les indiquer dans l'ordre souhaité.

F - Format : choisir la présentation

Le format définit la forme de la réponse.

ChatGPT peut présenter ses résultats sous forme de texte, de tableau, de liste d'étapes, de synthèse structurée, de formule ou de données JSON, selon vos besoins.

Pour notre e-mail :

« Propose un objet et un message de 120 mots maximum, directement prêt à envoyer. »

Pour une analyse commerciale, vous pourriez demander un tableau suivi d'un commentaire de cinq phrases.

Pour apprendre une manipulation informatique, des étapes numérotées accompagnées d'exemples seront souvent plus utiles qu'un long paragraphe théorique.

T - Ton et contraintes : encadrer la réponse

Le dernier élément regroupe le style souhaité et les règles que ChatGPT doit respecter.

Pour notre exemple :

« Utilise un ton professionnel, naturel et courtois. Évite les formulations commerciales insistantes. N'invente aucune date, référence de commande ou information concernant le client. »

Les contraintes peuvent concerner la longueur, le vocabulaire, les informations autorisées, les éléments à exclure ou les vérifications attendues.

Elles sont particulièrement importantes lorsque vous travaillez sur des données financières, des documents réglementaires ou des informations techniques.

Exemple complet avec la méthode CRAFT

Réunissons maintenant les cinq éléments dans une seule demande.

Contexte : Je suis responsable commercial dans une PME. J'ai envoyé un devis à un client il y a dix jours et je n'ai reçu aucune réponse.

Résultat attendu : Obtenir une réponse concernant le devis tout en conservant une bonne relation commerciale.

Action : Rédige un e-mail de relance demandant au client s'il a pu étudier notre proposition et s'il souhaite des précisions.

Format : Fournis un objet et un message de 120 mots maximum, prêt à envoyer.

Ton et contraintes : Utilise un ton professionnel, naturel et courtois. Évite les formulations insistantes. N'invente aucune information et utilise des emplacements à compléter si nécessaire.

Avec cette structure, ChatGPT dispose d'un objectif clair, d'une tâche précise et de règles de présentation.

Il n'est pas nécessaire d'ajouter systématiquement un rôle comme « Agis comme un expert avec vingt ans d'expérience ». Cette formulation peut parfois orienter le style, mais elle ne garantit aucune compétence supplémentaire.

De même, vous pouvez fournir un exemple du résultat recherché lorsque cela apporte une information utile. CRAFT reste suffisamment souple pour intégrer ces éléments sans compliquer chaque demande.

3. Trois exercices pratiques pour maîtriser CRAFT

Exercice 1 : apprendre une fonction Excel

Vous souhaitez découvrir la fonction RECHERCHEX, mais vous débutez sur Excel.

Une demande classique serait :

« Explique-moi RECHERCHEX. »

ChatGPT peut répondre correctement, mais son explication risque de ne pas correspondre à votre niveau ou à votre version du logiciel.

Essayons avec CRAFT :

« Contexte : Je débute sur Excel Microsoft 365 en français. Je dispose d'un tableau contenant des références de produits et leurs prix.

Résultat attendu : Je souhaite pouvoir retrouver automatiquement le prix d'un produit en saisissant sa référence.

Action : Explique comment utiliser la fonction RECHERCHEX, étape par étape, avec un exemple concret.

Format : Fournis un petit tableau de données, la formule à saisir et le résultat attendu.

Ton et contraintes : Utilise un langage accessible aux débutants, des noms de fonctions en français et des points-virgules comme séparateurs. Explique les erreurs les plus fréquentes. »

Avec un tableau contenant les références en A2:A5 et les prix en B2:B5, une formule possible est :

=RECHERCHEX(D2;A2:A5;B2:B5;"Introuvable")

Elle recherche la référence saisie en D2 et renvoie le prix correspondant. Si aucune référence n'est trouvée, elle affiche « Introuvable ».

Vous pouvez ensuite demander à ChatGPT de détailler chaque argument ou de proposer un exercice supplémentaire.

Exercice 2 : analyser un tableau de ventes

Imaginons que vous disposiez des données suivantes.

Produit	Quantité	Chiffre d'affaires
Clavier	20	800 €
Souris	35	525 €
Écran	12	2 400 €
Casque	18	1 080 €

Nous souhaitons obtenir une analyse commerciale simple et fiable.

Voici le prompt CRAFT :

« Contexte : Je prépare un compte rendu mensuel des ventes destiné à mon responsable.

Résultat attendu : Identifier les produits qui contribuent le plus au chiffre d'affaires.

Action : Calcule le chiffre d'affaires total, classe les produits par chiffre d'affaires décroissant et détermine la contribution de chaque produit au total.

Format : Présente les résultats dans un tableau, puis rédige une synthèse de cinq phrases maximum.

Ton et contraintes : Utilise un langage professionnel et factuel. Vérifie les calculs et n'invente aucune donnée absente du tableau. »

Le chiffre d'affaires total attendu est de 4 805 €. Les écrans arrivent en première position avec 2 400 €, soit environ 49,95 % du total.

Vous pouvez vérifier ce résultat avec le calcul 2400/4805*100.

Poursuivez ensuite avec :

« Quel graphique recommandes-tu pour présenter ces résultats à un responsable commercial ? Explique ton choix. »

Vous passez ainsi d'une analyse chiffrée à une réflexion sur la présentation des résultats.

Exercice 3 : préparer une réunion professionnelle

Vous devez organiser une réunion consacrée aux retards de livraison.

Utilisez cette demande :

« Contexte : Je dois animer une réunion de trente minutes avec six collaborateurs du service logistique.

Résultat attendu : Identifier les principales causes des retards de livraison et définir des actions correctives.

Action : Prépare un ordre du jour réaliste et propose des questions pour faire participer les collaborateurs.

Format : Présente l'ordre du jour dans un tableau avec les sujets, les durées et les objectifs. Ajoute un modèle de compte rendu.

Ton et contraintes : Utilise un style professionnel et concret. La durée totale ne doit pas dépasser trente minutes. Ne suppose pas que les causes des retards sont déjà connues. »

La dernière contrainte est particulièrement utile. Sans elle, ChatGPT pourrait proposer des causes hypothétiques comme si elles avaient déjà été identifiées dans votre entreprise.

Vous pouvez ensuite demander :

« Ajoute une méthode simple pour prioriser les actions décidées pendant la réunion. »

Puis :

« Simplifie l'ensemble pour que l'ordre du jour tienne sur une seule page. »

Vous obtenez progressivement un support adapté à votre situation.

4. Améliorer les réponses par le dialogue et apprendre à les vérifier

Une bonne conversation vaut souvent mieux qu'un prompt interminable

La méthode CRAFT permet de construire une demande claire, mais elle ne signifie pas qu'il faut tout prévoir dès le premier message.

Dans de nombreux cas, il est plus efficace de commencer avec une instruction raisonnablement précise, d'examiner le résultat, puis de l'améliorer.

Supposons que ChatGPT rédige une présentation trop technique.

Vous pouvez répondre :

« Le contenu est correct, mais il s'adresse à des débutants. Simplifie le vocabulaire, explique les termes techniques et ajoute un exemple concret. »

Si la réponse est trop longue :

« Conserve les informations essentielles, mais réduis le texte d'environ 30 %. »

Si elle manque de détails :

« Développe uniquement la deuxième partie et explique chaque manipulation étape par étape. »

Ces instructions ciblées sont généralement plus utiles qu'une demande vague comme « Améliore ta réponse ».

Demander des précisions avant de commencer

Vous n'avez pas toujours toutes les informations nécessaires pour construire un prompt complet.

Dans ce cas, demandez directement à ChatGPT de vous interroger.

Exemple :

« Je souhaite créer un tableau de bord commercial dans Excel. Avant de proposer une solution, pose-moi les questions nécessaires pour comprendre mes données, les indicateurs souhaités et les contraintes techniques. Pose une question à la fois. »

ChatGPT pourra vous demander quelles colonnes figurent dans votre base, quelle version d'Excel vous utilisez ou quels indicateurs doivent apparaître dans le tableau de bord.

Cette approche permet de construire progressivement un cahier des charges sans oublier les informations importantes.

Repérer les réponses incertaines

ChatGPT peut produire des informations inexactes, inventer des références ou proposer des solutions qui ne fonctionnent pas dans votre situation.

Ces erreurs sont parfois appelées hallucinations. Elles peuvent être difficiles à détecter, car une réponse incorrecte peut être formulée avec beaucoup d'assurance.

Pour limiter les risques, vous pouvez ajouter cette instruction à vos demandes :

« Distingue les informations confirmées des hypothèses. Si tu ne disposes pas d'éléments suffisants, indique-le clairement plutôt que d'inventer une réponse. »

Cette précaution ne garantit pas l'absence d'erreurs. Pour les sujets importants, il faut contrôler les résultats à l'aide de sources fiables ou d'outils adaptés.

Vérifier les informations récentes

Tous les échanges avec ChatGPT ne reposent pas nécessairement sur une recherche Internet en temps réel.

Si vous souhaitez connaître le prix actuel d'un logiciel, une nouvelle réglementation ou les caractéristiques d'un produit récemment annoncé, demandez explicitement une recherche lorsque cette fonctionnalité est disponible.

Exemple :

« Recherche les tarifs actuellement proposés pour Microsoft 365 en France. Privilégie les pages officielles et distingue les abonnements personnels des offres professionnelles. »

Consultez ensuite les références proposées. Une source peut être ancienne, mal interprétée ou ne pas correspondre exactement à la question.

Pour les sujets juridiques, financiers ou médicaux, une vérification auprès d'une source officielle ou d'un professionnel compétent reste indispensable.

Contrôler les calculs et les documents

Lorsque ChatGPT analyse un fichier Excel ou un document financier, ne vous contentez pas d'une synthèse convaincante.

Demandez les calculs utilisés, vérifiez les totaux et contrôlez les unités.

Par exemple :

« Présente le détail des calculs, indique les colonnes utilisées et signale les lignes qui semblent contenir des anomalies. »

Pour un document PDF, vous pouvez demander les pages correspondant aux principales affirmations, puis vérifier directement les passages concernés.

Un assistant peut vous faire gagner du temps dans l'exploration des informations, mais il ne remplace pas leur validation.

Organiser ses conversations pour travailler efficacement

Pour éviter de mélanger plusieurs projets, créez de préférence une conversation distincte pour chaque sujet important.

Vous pouvez, par exemple, conserver une discussion pour la rédaction de contenus, une autre pour l'analyse de données et une troisième pour un projet professionnel.

Au début d'une nouvelle conversation, fournissez les informations essentielles : objectif, données disponibles, public concerné, contraintes et résultat souhaité.

Si vous reprenez un projet après plusieurs semaines, un court résumé des décisions précédentes permet de rétablir le contexte sans dépendre entièrement des mécanismes de mémoire.

Le modèle CRAFT à conserver pour vos prochaines demandes

Voici un modèle que vous pouvez copier et adapter à vos propres besoins.

C - Contexte

Je travaille sur [décrire la situation, les informations disponibles et le public concerné].

R - Résultat attendu

Mon objectif est de [décrire précisément le résultat souhaité et son utilité].

A - Action

Je souhaite que tu [expliquer la tâche à réaliser et les opérations nécessaires].

F - Format

Présente le résultat sous forme de [tableau, tutoriel, e-mail, synthèse, document ou autre format].

T - Ton et contraintes

Utilise un ton [professionnel, pédagogique, direct ou accessible]. Respecte les contraintes suivantes : [longueur, niveau de détail, éléments à exclure, données à utiliser et vérifications attendues].

Vous pouvez compléter ce modèle par une instruction supplémentaire :

« Si des informations indispensables manquent, pose-moi des questions avant de répondre. N'invente pas de données et signale les points qui nécessitent une vérification. »

Avec la pratique, vous apprendrez à intégrer naturellement ces éléments sans devoir remplir systématiquement les cinq rubriques.

Pour mesurer les progrès, reprenez une tâche que vous connaissez bien. Commencez par une demande très simple, puis reformulez-la avec CRAFT. Comparez les résultats, corrigez les imprécisions par le dialogue et vérifiez les informations essentielles. Vous disposerez ainsi d'une méthode réutilisable pour vos prochains travaux avec ChatGPT.